Pratiques de coopération et culture sensible

Animer des réunions efficaces #1 : Eviter la réunion sans fin

Mis à jour : nov. 26

La réunion : ce si joli mot, évoquant pour les uns des retrouvailles ou une île paradisiaque…, réveille chez d’autres un sentiment d’angoisse profonde!

Qui ne s’est pas déjà senti.e parachuté.e dès le lundi matin sur le champ de bataille du travail, entre powerpoints, monologues et débats stériles ?

Une seule envie : se planquer dans les buissons.


Le scénario catastrophe : On ne sait pas quand ça finit...ni vraiment quand ça commence !

Réunion d’équipe

lundi / 9h00-10h00


9h12 - Accueil bienveillant

La personne qui anime la réunion branche essaie de brancher son matériel. Et lance un “ça va bien?” depuis dessous la table.


9h20 - Des objectifs clairs

Les retardataires arrivent et checkent du coude avec tout le monde, en arrière plan, l’animateur.trice de la réunion récite l’ordre du jour derrière son masque.


9h30 - Travail en pleine conscience

C'est partit pour un tour de table des actualités qui ne finira jamais vraiment…

Tiens-toi prêt, au prochain slide on se tire.

10h10 - Conclure par un plan d'action

La personne qui sait le mieux défendre ses intérêts rappelle qu’on a pas décidé de la suite à donner à son dossier super important.


10h30 - Conclusion ponctuelle

Petit à petit chacun élabore une tactique personnelle pour déserter le lieu, au mieux, grâce à une bonne excuse, au pire, en rampant jusqu'à la sortie.



En Visio :

Loin des yeux, loin du cœur.

Pas besoin de vous faire un dessin,

les réunions à distance

décuplent les écueils.


Bilan des pertes

Si je vous souhaite de ne pas vous reconnaître dans ce scénario catastrophe (inspiré de faits réels!) , vous avez forcément vécu une ou plusieurs de ces situations.

L'équilibre est fragile, à chaque instant, le cadre de travail propice à une réunion efficace et participative peut être perturbé et les victimes collatérales sont :

  • L’intelligence collective : ceux qui sont plus à l'aise pour parler ou se mettre en avant prennent le leadership, les personnes plus en retrait n'osent pas, même si elles ont l'idée du siècle.

  • La motivation ! Le taux d’énergie (confiance, lien, intérêt) baisse, affecté par un immense sentiment d’inutilité et de perte de temps. Ennui profond...

  • La concentration : les sujets avancent-ils réellement et pertinemment si on consacre beaucoup de temps mais peu d'attention ? Le vieux débat entre quantité et qualité...

  • La productivité : Elle est aux abonnés absents concernant les sujets de la réunion (et ceux traités par mail sur smartphone sous la table...)



Ma réunion rêvée : grands principes

  • Quand les participants arrivent dans la salle, ils savent pourquoi ils sont là : on a vraiment besoin d’eux pendant cette réunion.

  • La salle est prête et les participants sont accueillis par la ou les personnes qui animent la réunion.

  • L'objectif est qu'ils se sentent en confiance (accueil, communication, confort) et utiles (clarté, contrat respecté, efficacité).

  • Des temps d’inclusion et de déclusion ouvrent et ferment ce temps dédié au travail.

  • Vos collègues comprennent ce que l’on attend d’eux et ont les moyens de contribuer.

Travailler efficacement et en coopération, c'est poser un cadre d'intentions claires, le respecter et savoir le faire respecter.


Petit aperçu de vos réunions demain...On y croit!

Un outil : CORPI

Pour poser le cadre d'une réunion :

  1. le préparer

  2. le formaliser

  3. le rendre visible

  4. Le faire respecter


Les pratiques et postures : basique, simple...


...mais pas si facile : précautions d'emploi

Cette checklist détaille les points qui me paraissent essentiels, avant, pendant et après une réunion.


Cette checklist n'est pas exhaustive. Comme toute checklist elle est à utiliser avec parcimonie. Vouloir cocher toutes les cases et révolutionner vos réunions sera le meilleur moyen d'échouer ou de vous décourager.


Cette checklist est longue, il n'est pas nécessaire de tout lire dans le détail; je vous invite plutôt à la parcourir puis à vous en servir dans des cas concrets, en fonction de vos besoins.


Avant chaque réunion, je vous invite à identifier :

  1. Ce que vous faites déjà bien et comment le consolider.

  2. 1 ou 2 points qui seraient faciles à mettre en place ... Et c'est tout!

  3. Une aide extérieure (facilitation, formation) si des pratiques ou postures sont difficiles à mettre en place malgré les tentatives.


C'est parti !


AVANT : Temps de préparation, ça parait évident mais le faites-vous vraiment ?

  • Préparer une réunion, c'est préparer un cadre de travail clair

=> 1 réunion = 1 intention prioritaire

> information ? participation ? revue ? cohésion ?


=> Utiliser l'outil CORPI.

  • Définir une ordre du jour réalisable :

=> Cela demande faire des choix et c'est difficile :

> Prioriser les sujets qui nécessitent la présence du groupe et servent l'objectif (3 max).

> Reporter les sujets restants à un autre moment (autre réunion ? face à face ? etc.).

> Supprimer ces sujets qui sont repoussés sans cesse et reviendront en temps nécessaire.


=> Cela demande d'estimer les temps de travail pour chaque sujet :

> Faites confiance à l'expérience.

> Ne faites pas confiance à votre impatience !

> Trouvez LA personne qui sait faire respecter et distribuer les temps de parole.

> VISIO : augmenter les temps de travail et la rigueur sur la distribution de la parole.

  • Une bonne réunion rassemble les personnes concernées autour d'un objectif adapté :

=> Concernées = le sujet a un impact sur leur travail :

> Réunion d'information descendante.

> Réunion de consultation ou de récolte des besoins.

=> Concernées = les participant.e.s ont un impact sur le sujet :

l > Groupe de travail, ateliers.

> Réunion participative.

> Réunion de gestion de tensions.

> Etc.


=> Concernées = communiquer sur ce que l'on attend d'elles et ce qu'elles peuvent

attendre de la réunion :

> Communiquer le cadre de la réunion (CORPI) en amont, puis la veille.

> VISIO : Expliciter et répéter le mode d'emploi de connexion même si tout le monde le

connaît. Dédier une personne aux tests de connexion en amont.



JUSTE AVANT : Bad news, le temps d'installation est incompressible !

  • Pour l'animateur.trice, la réunion commence 20/30 min. avant.

=> Objectif : vous préparer matériellement et psychologiquement.

=> Faites-vous aider pour préparer la salle et être prêt.e à accueillir les participant.e.s.

=> VISIO : Intégrez le temps de connexion du groupe à votre ordre du jour.

  • Accueillez chaque personne même si vous avez déjà vu tout le monde à la machine à café.

=> Chacun trouvera sa façon d'accueillir verbalement ou non verbalement.

> Bienvenue, sourire de reconnaissance, indications pour que les personnes s'installent,

s'assurer que tout le monde est à l'aise, etc.

> VISIO : Privilégiez un accueil verbal, à l'oral ou sur le tchat.


=> Votre posture, dès l'accueil, donne le ton : c'est vous qui garantissez le cadre.

> Considérez que vous entrez dans un rôle : vous devenez le garant de cet espace-temps.

> Ne répondez pas aux questions qui concernent le contenu de la réunion, invitez les

personnes à la patience.

> VISIO : vous avez la main sur le "mute" et la légitimité de l'utiliser. En cas de cacophonie, bloquez les micros et invitez les participant.e.s à basculer sur le tchat.




PENDANT : les bases à garantir

  • Le temps d'inclusion : ouvrir la parenthèse, mettre en confiance et mobiliser la concentration.

=> Investir du temps pour en gagner ensuite :

> Consacrer minimum 15 minutes à l'inclusion.

> Si votre réunion dure plus de 2h00, y consacrer 10% du temps total environ.

> Objectif : dégoupiller ce qui pourrait parasiter la réunion et installer la confiance.


=> Déroulé type d'une inclusion : passer des préoccupations individuelles à l'attention au

projet :

> Accueil, café et installation des personnes à leur place.

> Tour de météo ou icebreaker pour prendre la température et créer du lien.

> Exposé du cadre : Contexte, Objectifs, Rôles, Planning, règles d'Interactions (CORPI) et

affichage visuel.

> Tour d'attente ou questions pour impliquer et faire le pont vers le contenu de la réunion.

> VISIO : utiliser impérativement un outil de répartition de la parole (très intéressante

vidéo sur le sujet ici).

  • Les préoccupations personnelles existent et il faut les prendre en compte de façon à ce qu'elles ne perturbent pas le collectif.

=> Liberté de mouvement (wc, appel, coup de fatigue) sous condition de respecter le

déroulé de la réunion : discrétion, ne pas sortir toutes les 5min, ne pas demander de tout

répéter, etc.

=> Un tour de météo du jour pour partager son humeur du moment, chacun à sa manière et

sous condition d'un environnement bienveillant*. L'objectif est de connaître l'humeur

générale car il faut faire avec ! Et d'activer l'empathie.


=> Informer sur les aspects logistiques : où se trouvent les toilettes? Quand a lieu la pause?

où est la machine à café? Autant de réponse banales qui rendront vos participant.e.s plus

disponibles.

  • Anticiper les interruptions pour minimiser leur impact

=> Que faire des retardataires ? Comme vous démarrerez à l'heure ;) les personnes qui sont

en retard doivent pouvoir arriver discrètement :

> Désigner une personne qui les accueille.

> Leur laisser les places près de la porte.

> Ne pas tout stopper ou trop répéter pour elles ( d'où l'importance de l'affichage visuel).

Portables en réunion ? vous n'avez pas les bases.

=> Les portables doivent être en

silencieux, voire éteints.

=> Faire un tour de table des attentes

(succincte). L'objectif c'est

de savoir pourquoi les gens sont là et

de recadrer ce qu'ils peuvent ou

attendre de cette réunion. Cela peut

permettre d'ajuster le programme mais

pas de le bouleverser.

  • Entretenir un environnement et un cadre propices au travail pendant toute la réunion.

=> Enjeu de confiance : plus les participants se sentent en confiance, plus ils respectent le

cadre et participent :

> Créer un environnement d'écoute de qualité dans le groupe.

Deux grands principes : veiller à ce que tout le monde puisse s'exprimer (tours de table),

recentrer la conversation au service du sujet en cas de digression.

> Faire respecter le cadre : la dispersion ou l'agitation font partie de la vie d'un groupe.

Si besoins, rappeler calmement les règles de travail en groupe (affichées) et recentrer

l'attention sur les objectifs (affichés).

> Être exemplaire : il est plus facile de faire respecter des règles que l'on incarne

soi-même. Si vous n'avez pas la disponibilité pour animer et y faire attention, confiez à une

personne de confiance le rôle de garant du cadre.


=> Enjeu d'attention : la capacité de concentration d'un groupe est fluctuante. Voici quelques

principes pédagogiques pour garder son auditoire attentif et impliqué :

> Faciliter la compréhension par des interactions vivantes :

- Auditif (répétition des idées importantes, élocution claire).

- Visuel (affichage, affichage, affichage, schémas, vidéos)

- Kinesthésique (écrire au paperboard plutôt que des slides, faire écrire, faire manipuler, jeux).

- Varier les orateurs (déléguer des séquences, inviter des intervenants).

> Donner des consignes claires : bien les préparer et les lire à haute voix à un cobaye en

amont; les écrire au paperboard.

> Découper le déroulé de la réunion en séquences courtes (combien de personnes

sont vraiment capables d'écouter quelqu'un parler pendant 2h devant un ppt ?).

> VISIO : Raccourcir les séquences et accentuer la communication visuelle (tableau

blanc sur zoom par ex., partages d'écran, etc.).


=> Enjeu de pouvoir : je traiterai ce point superficiellement car il demanderait un article à part

entière. Quand une personne ne tient pas compte des règles, au détriment du groupe, c'est

vous qui avez le pouvoir et la responsabilité de :

> La rappeler au cadre. Préparer en amont un processus ou un scénario en étapes.

L'idéal est de s’entraîner via des simulations pour penser le processus et apprendre à

réagir.

Exemple : 1. Rappel collectif, 2. Rappel individuel en face à face, 3. Recadrage en collectif

avec proposition de quitter la salle si le cadre ne lui convient pas, 4. Exclusion.

> En cas d'émergence de conflit. Un conflit nécessite une médiation dans un espace et

un temps à part.

Voici plusieurs questions à se poser pour décider comment continuer la réunion :

est-ce que cette tension vient d'apparaître ou était latente ? Est-ce qu'elle est en lien avec

le projet ? Est-ce qu'elle compromet la réussite de la réunion ? Est-ce que sa résolution

peut attendre ou pas ?

Ne prenez pas le risque d'aggraver le conflit en voulant le résoudre. Comme un guide

de haute montagne, il faut savoir rebrousser chemin plutôt que de s'engager.

  • Le temps de déclusion : faire le bilan, distribuer les tâches et refermer la parenthèse

=> Investir du temps pour en gagner plus tard :

> Consacrer minimum 15 minutes à la déclusion.

> Si votre réunion dure plus de 2h00, y consacrer 10% du temps total environ.

> Objectif : valoriser le travail accompli et dire au revoir.


=> Déroulé type d'une inclusion : boucler le projet et se reconnecté à soi et à l'après :

> Faire le bilan des décisions et évaluer si les objectifs et attentes de cette réunion ont

été atteints.

> Organiser : prioriser les prochaines actions concrètes, y attribuer un.e responsable

et un délai, reporter les sujets non traités.

> Célébrer le travail accompli, à votre manière : vous êtes plutôt simple "bravo tout le

monde" ou plutôt Ola collective?

> Cloturer : Faire un tour de table simple des ressentis (1 mot par personne).



APRES : Garder le lien entre les réunions

  • Garantir l'accès à l'information, soit par vous-même, soit en distribuant ce rôle lors de la réunion

=> Envoyer le compte-rendu ou les photos des paperboards.


=> Mettre à jour le dossier ou l'outil de communication commun.


  • Garantir la continuité du travail en poursuivant votre travail de facilitation

=> Faire le bilan de votre animation si vous souhaitez la faire progresser.


=> Rappeler le contrat si besoin : mail d'information sur la progression des actions, rappel des engagements intégrés dans le mail d'invitation de la réunion suivante, etc.


=> Organisation des temps collectifs nécessaires : prochaine réunion, autre.



Il est temps d'investir des ressources dans cet outil central : la réunion


La réunion, un outil sous-évalué

Cela prend du temps de poser le cadre d'une réunion pour garantir son efficacité. Emporté.e.s par le flot de l'important/urgent, on peut vite confondre rapidité et efficacité. Et il n'y a plus de place pour la réflexion de fond et les processus collectifs qui garantissent des décisions pérennes.

Pour moi, les réunions sont le lieu clef où convergent les informations, les décisions. C'est un outil de base que toutes les organisations ont à portée de main. Une ressource puissante de productivité qui est mal exploitée car peu entretenue. Alors, dans quoi souhaitez-vous investir votre temps, votre argent et votre énergie ?


Une question de compétences

Animer des réunions requiert des compétences techniques et surtout humaines (softskills) : capacité d'écoute, intuition, affirmation de soi, expression en public, arbitrage, gestion des tension, recadrage, etc. Comme toute pratique, cela s'apprend et je vous encourage vivement à vous former.

Certaines personnes sont douées pour ça, n'hésitez pas à leur déléguer la mission ou à mobiliser un.e facilitateur.trice lorsque le sujet est trop épineux ou lorsque vous avez besoin d'un regard extérieur.


Commencer mollo

Si vous souhaitez progresser dans l'animation de réunion par vous-même, je me répète, allez-y progressivement. Si cette checklist vous paraît loin de vos pratiques actuelles, commencez par des petits pas. Testez, demandez du feedback, faites-vous aider, et n'hésitez pas à me solliciter :)



Cécile Ribreau


*Environnement bienveillant : terme à prendre avec des pincettes. Je parle ici d'environnement ressenti. Chaque personne et chaque groupe aura sa propre définition (très bon sujet de séminaire ou d'atelier!)



Je m'appelle Cécile Ribreau, je suis facilitatrice et consultante en intelligence collective. Avec Lise Barbry , architecte d'espaces collaboratifs, nous travaillons sur une série d'articles qui transmettent notre vision commune des conditions de réussite de vos réunions.

Retrouvez tous nos articles ici .



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